「確定申告の準備してたら、1年分のレシートでぐちゃぐちゃ…」
紙も電子も混ざってて、どう整理したらいいの？電子帳簿保存法のルールって難しいのかな…
そんなふうに不安になっていませんか？
実は、法律的に必須なのは、たった1つだけなんです。
「え、そうなの？」と思いましたよね。この記事では、電子帳簿保存法で個人事業主が本当にやるべきことを、シンプルにお伝えしていきます。
電子帳簿保存法、そもそも何が義務なの？
まず最初に知っておいてほしいのは、電子帳簿保存法には3つの区分があるということ。
電子帳簿保存法の3つの区分
1.会計帳簿の電子保存（任意）
会計ソフトで作った帳簿をデータのまま保存すること。クラウド会計など専用ソフトで作成すれば自動でデータが保存されていますし、エクセルで作成した場合に紙で印刷して保存してもOKなので、任意です。
2.紙のレシートをスキャン保存（任意）
紙で受け取った領収書をスマホで撮影してデータ化すること。紙のまま保存してもOKなので、これも任意です。
3.デジタルで受け取ったレシート類の保存（義務）
メールやネットで受け取った領収書・請求書を、デジタルのまま保存すること。これだけが義務化されています。
つまり、1,2は任意、3だけが義務なんです。
「あれ、意外とシンプルじゃない？」と思いませんでしたか？
でも、ちょっと待って
法律的には3だけやればOKなんですが、ただ保存するだけだと、確定申告の時に「あの領収書どこだっけ？」と探せなくて困るかもしれません。
だから、今のうちに「もっと楽になる2ステップ（＋α）」もやっておくのがおすすめです。
一度仕組みを作ってしまえば、あとはルーティン化するだけ。思ってたよりシンプルですよね。
デジタルレシート類って何？どう保存すればいいの？
まずここで言う「デジタルレシート類」って何かを確認しておきましょう。
デジタルレシート類とは、デジタルで受け取ったレシート・請求書のこと。
具体的には：
- メールで届いたPDF請求書
- クレジットカードのWeb明細
- ネットバンキングの取引明細
- サブスクサービスの請求書
- Amazon・楽天の領収書
こういったものを電子データのまま保存する必要があります。印刷して紙で保存するのはNGになりました。
「細かいルールがあって大変そう…」
安心してください。
売上5,000万円以下の小規模事業者なら：
- 検索要件は免除
- タイムスタンプも不要
- データをきちんと保存していればOK
法律的にはこれで十分なんです。
でも、ここがポイント！
法律的にはOKでも、何の整理もせずバラバラに保存したら、確定申告の時に探せなくて困りますよね。
だから、「自分が楽になる仕組み」を作っておくのがおすすめです。
【必須】デジタルレシートの保存方法を決める
保存方法は3つから選べます。
- クラウド会計ソフトを使う【おすすめ】
freee、マネーフォワード、弥生などのクラウド会計ソフトには証憑保存機能があります。
- メリット：帳簿作成と証憑保存が一体化。検索機能やタイムスタンプも自動対応
- デメリット：月額料金がかかる（980円〜、初年度無料プランもあり）
2. 専用の証憑保存サービスを使う
TOKIUM、invox、楽々明細、sweeeepなど。
- メリット：電子帳簿保存法の要件に完全対応
- デメリット：個人事業主には費用が高い場合も
3. パソコン/クラウドストレージで管理
GoogleドライブやDropbox、自分のパソコン内にフォルダを作って保存。
- メリット：無料でできる
- デメリット：ファイル名のルールや検索要件を自分で管理する必要がある
会計ソフトは便利だけど、必須ではありません。
取引量が少なければ、フォルダで管理するだけでも十分対応できます。
大切なのは、「デジタルのまま保存する」こと。印刷して紙にするのはNG。どの方法でもいいから、まずは保存する場所を決めましょう。
【＋α STEP1】保存ルールを決める
売上5,000万円以下なら検索要件は免除されているので、法律的には細かいルールは不要です。
でも、自分が探しやすいルールを決めておくと後々ラク！
専用ソフトを使っている人は
AI-OCR機能がある会計ソフトなら、領収書をアップロードするだけで自動的にファイル名や仕訳をつけてくれるので楽ですよ。
フォルダ管理を選んだ人は
ファイル名ルールの例：20240115_ABC商事_50000_請求書.pdf
（日付_取引先_金額_種類）
フォルダ分けの例：
電子取引データ
└ 2024年
├ 01月
├ 02月
...
年ごと、月ごとに分けておくと、確定申告の時に探しやすくなります。
Amazon・楽天は？
実は、Amazon・楽天などの通販サイトで購入した領収書は、サイト上で確認できればダウンロード不要な場合もあります。
以下の条件を満たせばOK：
- サイト側で7年間（保存期間）データが保管されている
- 税務調査の際にダウンロードできる状態である
- サイト側のシステムで訂正削除ができない仕組み
Amazon・楽天は10年以上前の購入履歴も確認できるので、この条件をクリアしています。
- 月数件なら念のためダウンロード
- 月50件以上ならサイト上で管理
という使い分けもアリです。
【＋α STEP2】紙レシートの方針を決める
最後に、紙で受け取った領収書やレシートをどう扱うか、方針を決めましょう。
基本は紙のまま保存でOK！
紙で受け取った領収書は、紙のまま保存して問題ありません。
これまで通り、月ごとに封筒に入れたり、ファイルに綴じたりすれば大丈夫です。
任意でデジタル化したいなら？
ペーパレス化したい、一元管理したい、という方も増えています。
freee、マネーフォワード、弥生などのアプリは電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応しているので、撮影して保存するだけで大丈夫。
スキャナ保存した後、紙の原本は念のため2〜3ヶ月は保管しておくと安心です。
無理しなくていい
「紙は紙のまま保存」「電子は電子で保存」
これでも全く問題ありません。
無理にすべてをデジタル化しようとして挫折するより、できる範囲から始めるほうが長続きします。
完璧を目指さなくていい、まず必須の1つから
おさらいしましょう。
法律的に必須なのは1つだけ。
でも、＋αの2ステップもやっておくと、確定申告がもっと楽になります。
大切なのは、完璧じゃなくて「続けられること」。
一度仕組みを作ったら、あとはルーティン化するだけ。
「難しそう」から「意外とできそう」に変わっていませんか
もっとラクに、確実に進めたいなら
「一人で対応できるか不安…」
「経理の仕組み全体を見直したい」
「確定申告も含めて、もっと効率化したい」
そんな風に感じているなら、専門家のサポートを受けるのも一つの方法です。
電子帳簿保存法への対応だけでなく、経理の仕組み化、節税対策、将来のお金の設計まで、トータルでサポートを受けられるサービスもあります。
一人で悩まず、「もっとラクに、もっと確実に」進める選択肢があることを、覚えておいてくださいね。
